Persondata

VELUX FONDEN ("fonden") tager behandling af dine personoplysninger alvorligt. Vi sikrer rimelig og gennemsigtig behandling i overensstemmelse med gældende regler om behandling af personoplysninger. Fonden har efter persondataforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016) pligt til at informere de registrerede personer om, hvordan fonden behandler de personoplysninger, som indsamles og registreres om vedkommende. 

Denne persondatapolitik oplyser om, hvordan fonden behandler dine personoplysninger som bevillingsansøger.

VELUX FONDEN, cvr. nr. 61023917, er dataansvarlig i relation til behandling af dine personoplysninger. Fondens adresse er Tobaksvejen 10, 2860 Søborg.

Fonden kan kontaktes på e-mail info@veluxfonden.dk.

Vi behandler følgende almindelige personoplysninger om dig: 

• Navn, titel, adresse, telefonnummer, e-mail, køn, alder og nationalitet
• Eventuelt forsker-ID (ORCID)
• Ansøgning og CV
• CPR-nummer
• Oplysninger til brug for udbetaling af støtte (bankoplysninger)
• Eventuelle tilbagemeldinger om resultater af projekter, som har modtaget støtte, samt projekter, der ikke har modtaget støtte
• Øvrige personoplysninger, som måtte blive oplyst i eller i relation til din ansøgning

Vi beder dig om ikke at inkludere følsomme personoplysninger i ansøgningen, eksempelvis oplysninger om helbred, religiøs overbevisning, mv.

Oplysningerne indsamles som udgangspunkt hos dig via fondens ansøgningsportal. Er I flere ansøgere om samme ansøgning, vil oplysninger om medansøgere blive indsamlet fra den af ansøgerne, der forestår indgivelse af ansøgningen via fondens ansøgningsportal.

I forbindelse med vurdering af ansøgningen og til brug for forskning og statistik i forbindelse med evaluering af fondens programmer kan fonden indhente yderligere oplysninger om dig, hvis vi vurderer, at det er relevant og nødvendigt:

• offentligt tilgængelige personoplysninger
• personoplysninger fra Danmarks Statistik
• personoplysninger fra internationale publikationsdatabaser

Derudover behandler vi billeder og filmoptagelser af dig, hvis vi modtager dit samtykke hertil. Disse billeder og film vil oftest være optaget af fonden, evt. af en ekstern fotograf.

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er:

• Vurdering af din ansøgning med henblik på eventuel tildeling af støtte. Fonden har en legitim interesse i at behandle og vurdere modtagne ansøgninger med henblik på at tildele eller afslå støtte. Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og/eller f.
   
• Tildeling og administration af bevilling, herunder indgåelse af eventuel aftale om støtte og administration heraf. Fonden har en legitim interesse i at administrere en eventuel aftale om støtte, herunder i at kunne fastlægge, gøre gældende eller forsvare et eventuelt retskrav. Retsgrundlaget for behandlingen er artikel 6, stk. 1, litra b, såfremt vi indgår en aftale om støtte, eller databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
   
• Overholdelse af gældende lovgivning, herunder navnlig indberetning til skatte- og fondsmyndigheder om støtte. Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, jf. navnlig skattelovgivningen, lov om fonde og visse foreninger og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 og 3 (behandling af cpr-nummer).
   
• Optagelse i fondens register over støttede projekter på www.veluxfonden.dk. Registeret viser data om projekter støttet af fonden med det formål at skabe gennemsigtighed for fremtidige ansøgere og andre interessenter, samt give mulighed for at få indblik i hvilke projekter, der er tildelt støtte. Behandlingen er baseret på en legitim samfundsinteresse i at skabe denne gennemsigtighed, samt potentielle ansøgeres mulighed for at få indblik i og information om tidligere støttede projekter. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og f. Vi vurderer desuden, at offentliggørelsen af hensyn til ytrings- og informationsfriheden er omfattet af databeskyttelseslovens § 3, stk. 1.
   
• Optagelse i en intern fortegnelse over ansøgninger og støttede projekter. Fondens legitime interesse er have et overblik over hvilke projekter, der tildeles støtte, at kunne differentiere og administrere bevillinger, yde vejledning til nye og tidligere ansøgere, samt øvrig administration. Retsgrundlaget for behandlingen er artikel 6, stk. 1, litra b, såfremt vi har indgået en aftale om støtte, eller databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
   
• Evaluering af tildelt støtte og afslag, brug og videregivelse af data til statistik, forskning og historiske formål, samt til forfølgelse af legitime samfundsinteresser, herunder behandling af oplysninger, der kan være indhentet fra eller sammenstillet med offentligt tilgængelige kilder, eksempelvis fra Danmarks Statistik eller fra internationale publikationsdatabaser, til brug for disse formål. Fonden har en legitim interesse i at evaluere sine uddelingsaktiviteter og som led heri fremsende spørgeskema eller invitation til kvalitativt interview, herunder behandle de oplysninger, som indsamles derved. Fonden har tillige en legitim interesse i at anvende data om fondens aktiviteter til de anførte formål. Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og f, og for cpr-nummer databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3 (L 2018-05-23 nr. 502 Databeskyttelsesloven).
   
• Fremsendelse af invitationer til arrangementer og aktiviteter af faglig relevans, eksempelvis netværksmøder eller workshops med andre bevillingsmodtagere. Til brug herfor behandler vi dine personoplysninger, herunder e-mailadresse og navn. Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at styrke og supportere støttemodtagere og støttede projekter, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
   
• Offentliggørelse af dit navn, titel og faglige baggrund, samt information om dit projekt og modtaget bevilling på www.veluxfonden.dk og opslag på sociale medier, f.eks. Facebook, LinkedIn, Vimeo og X. Retsgrundlaget er en legitim interesse i at skabe opmærksomhed omkring fondens uddelingsaktiviteter og tiltrække andre dygtige ansøgere, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
   
• Fremsendelse af nyhedsbrev, som bl.a. kan indeholde inspiration til andre fondsmidler, du vil kunne søge. Til brug herfor behandler vi dine personoplysninger, herunder e-mailadresse og navn. Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at få så mange kvalificerede ansøgninger til fondsmidler som muligt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Du kan til enhver tid afmelde nyhedsbrevet ved at skrive til info@veluxfonden.dk.
   
• Behandling af billeder og film af dig, samt forklarende tekst, hvis du har samtykket hertil, på www.veluxfonden.dk, på sociale medier, f.eks. Facebook, LinkedIn, Vimeo og X, samt i fondens årsskrift eller andet trykt profilmateriale, til brug for information om fonden. Retsgrundlaget for behandlingen er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a.

Fonden behandler desuden dine personoplysninger for at ajourføre de registrerede oplysninger om dig. Det kan f.eks. være titel, telefonnummer eller e-mailadresse. Vi beder dig derfor rette henvendelse, hvis dine oplysninger skal opdateres.

Fonden videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til tredjeparter. Dog kan der, med henvisning til formålene nævnt under afsnit 4, ske videregivelse eller overladelse af personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

• It-leverandører
• Eksterne bedømmere (sagkyndige), paneldeltagere og medlemmer af arbejdsgrupper under fondens bestyrelser
• Villum fonden, såfremt vi vurderer, at din ansøgning har bedre mulighed for at opnå støtte her, samt med henblik på administration
• Andre støttemodtagere i forbindelse med deltagelse i faglige netværk og lignende, hvor der deles deltagerlister med angivelse af navn, titel, mailadresse og/eller ansættelsessted
• SKAT, fondsmyndigheder og øvrige relevante myndigheder, som har krav på at modtage personoplysningerne
• Offentlige myndigheder og private organisationer, herunder Danmarks Statistik, når videregivelsen er nødvendig for, at fonden eller modtageren kan forfølge en legitim interesse, eksempelvis for at udføre en opgave i samfundets interesse
• Forskere, forskningsinstitutioner og tilsvarende til brug for videnskabelige eller historiske forskningsformål eller statistiske formål
• Sociale medier, f.eks. Facebook, LinkedIn, Vimeo og X, herunder evt. med billeder eller film af dig, hvis vi har modtaget dit samtykke hertil
• Advokater, revisorer og øvrige konsulenter, som fonden har antaget

Hvis modtagerne agerer som databehandlere, har fonden indgået en databehandleraftale med disse. Yderligere vil oplysninger om støttemodtagere blive offentliggjort på fondens hjemmeside, www.veluxfonden.dk, som beskrevet under afsnit 4. Videregivelse vil ske i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

De personoplysninger, du afgiver til fonden, vil som minimum blive opbevaret, indtil der er truffet en afgørelse om din ansøgning, og derefter på baggrund af følgende kriterier:

Hvis dit projekt bliver tildelt støtte, vil fonden opbevare dine oplysninger som minimum indtil projektet er afsluttet, og herefter så længe og i det omfang, fonden har et sagligt grundlag herfor. Dine oplysninger, herunder navn, køn, alder, CPR-nummer, nationalitet, titel, eventuelt ansættelsessted, adresse, telefonnummer, e-mail, eventuelt forsker-ID (ORCID), eventuelt CV samt projekttitel, din ansøgning og en vurdering af denne, samt en eventuel aftale om støtte/bevillingsbrev, vil indgå i fondens interne fortegnelse over ansøgninger og støttede projekter.

Grundlaget for den videre opbevaring beror på de formål, der er anført under afsnit 4, herunder fondens interesse i at sikre differentiering af støtte, evaluering af projekter og støtteeffekt, samt til brug for statistik, forskning og historiske formål. Fonden vil periodisk gennemgå data for at sikre, at vi ikke opbevarer oplysninger, der ikke er nødvendige til disse formål.

Bogføringsrelevante oplysninger vil blive opbevaret i 5 år samt indeværende regnskabsperiode efter afslutning af et projekt.

Såfremt din ansøgning bliver imødekommet, vil dit navn, projekttitel, eventuelt ansættelsessted og deltagelse i det projekt, som er blevet tildelt støtte, samt billede, hvis du har givet os samtykke til offentliggørelse af dette, endvidere blive opbevaret i fondens fortegnelse over støttede projekter, der er offentligt tilgængelig på www.veluxfonden.dk. Denne offentliggørelse vurderer vi, af hensyn til ytrings- og informationsfriheden, er omfattet af databeskyttelseslovens § 3, stk. 1, og oplysningerne vil derfor forblive offentliggjort på fondens hjemmeside uden tidsbegrænsning.

Hvis dit projekt ikke bliver tildelt støtte, vil dine oplysninger indgå i fondens interne fortegnelse over modtagne ansøgninger, herunder dit navn, køn, alder, CPR-nummer, nationalitet, titel, eventuelt ansættelsessted, adresse, telefonnummer, e-mail, eventuelt forsker-ID (ORCID), eventuelt CV samt projekttitel, samt din ansøgning og en vurdering af denne.

Oplysningerne vil blive opbevaret  så længe og i det omfang, fonden har et sagligt grundlag herfor, hvilket beror på de formål, der er anført under afsnit 4, herunder fondens mulighed for at yde den bedst mulige vejledning til ansøgere, som tidligere har fået afslag, fondens interesse i at sikre differentiering af støtte, evaluering af projekter og støtteeffekt, samt til brug for statistik, forskning og historiske formål.

Fonden vil periodisk gennemgå data for at sikre, at vi ikke opbevarer oplysninger, der ikke er nødvendige til disse formål.

Fonden kan vælge at overføre data til eksterne bedømmere (sagkyndige), paneldeltagere og medlemmer af arbejdsgrupper under fondens bestyrelser i lande udenfor EU/EØS, hvor der ikke ydes samme retslige niveau for beskyttelse af persondata som indenfor EU/EØS. Derudover kan der ske overførsel til andre tredjeparter i lande udenfor EU/EØS som nævnt under afsnit 5, herunder til IT-leverandører og konsulenter.

Såfremt en sådan overførsel sker, vil fonden sørge for behørigt overførselsgrundlag, som udgangspunkt i form af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, eller databeskyttelsesforordningens art. 49, stk. 1, litra b eller c. Du kan modtage kopi af grundlaget for en eventuel overførsel ved at rette henvendelse til fonden, jf. kontaktoplysningerne under afsnit 2.

Som led i behandlingen af dine personoplysninger lagres oplysninger på servere beliggende i EU, men oplysninger opbevaret i cloud-løsningen Salesforce kan blive lagret via backup i USA hos Salesforce. Overførslen til Salesforce baserer sig på EU Kommissionens standardkontrakter og bindende virksomhedsregler. Du kan læse mere om dette på Salesforce' hjemmeside, https://www.salesforce.com/privacy/regions/?d=cta-body-promo-5.

Hvis fonden gør brug af muligheden for at dele oplysninger om uddelingsaktiviteter på sociale medier, f.eks. Facebook, LinkedIn, Vimeo og X, vil data i form af dit navn, titel og faglige baggrund, samt information om dit projekt og modtaget bevilling, blive overført til USA. Det samme gælder billeder og film, hvor du er på, såfremt du har givet samtykke til, at fonden må benytte disse på sociale medier. Overførselsgrundlaget er EU Kommissionens standardkontrakter. Du kan læse nærmere herom på følgende sider:

• Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/62533?trk=microsites-frontend_legal_privacy-policy&lang=da
• Vimeo: https://vimeo.com/privacy
• X: https://twitter.com/en/privacy

Ønsker du at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte fonden på de kontaktoplysninger, der fremgår under afsnit 2.

• Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder. 
   

• Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet. 
   

• Ret til sletning af personoplysninger: Du har i nogle tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
   

• Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
   

• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Når vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden dataansvarlig.
   
• Ret til indsigelse: Hvis vi baserer vores behandling på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e eller f, har du i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
   
• Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til vores behandling af dine personoplysninger helt eller delvist tilbage. Tilbagekaldelse af dit samtykke har først virkning fra det tidspunkt, hvor vi er blevet bekendt med tilbagekaldelsen, og berører således ikke lovligheden af den behandling, som vi har foretaget forud for dette tidspunkt.

Dine anmodninger vil blive behandlet i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne og kan være underlagt betingelser eller begrænsninger. Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du kan finde på www.datatilsynet.dk. Hvis du gør brug af en af ovennævnte rettigheder, behandler vi også personoplysninger om dig i forbindelse med modtagelse og besvarelse af henvendelsen.

Du kan til enhver tid klage over fondens behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Kontaktoplysninger kan findes på www.datatilsynet.dk.

Denne persondatapolitik opdateres løbende, og er senest opdateret den 9. november 2023.